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Home-Office fürs Team – Vorschläge für Teamleitungen und Fachkräfte

Der Einstieg ins Home-Office kann holprig sein. Vor allem dann, wenn man aus einer Büro-zentrierten Umgebung plötzlich ins Home-Office wechseln soll. Gerade Führungspersonen tun sich immer wieder schwer damit. Das liegt auch an der falschen Vorstellung von Führung und Leitung. Fachkräfte und Teamleitungen tun daher gut, wenn sie sich schon vorab Gedanken über die Zusammenarbeit im Home-Office machen und auch über die Gestaltung dieser Zusammenarbeit.

In der Folge habe ich ein paar Punkte mal zusammengefasst, die ich aus meinem persönlichen Erfahrungshorizont heraus für wichtig halte und die aus meiner Sicht gemeinsam im Team geklärt werden sollten. Sie stellen aus meiner Sicht eine Anregung und Empfehlung dar. Viele Dinge kann man anders sehen, aber meine Erfahrung sagt: Das ist wichtig.

Vor allem muss man aber immer wieder anmerken: Die meisten Menschen überschätzen die Freiheiten, die Home-Office oder mobiles Arbeiten mit sich bringen. Tatsächlich erfordert Home-Office eine stärkere Selbstdisziplin. Ein Grund dafür warum ich Home-Office nur noch selten nutze und auch nur in Ausnahmefällen beanspruche. Gerade mit der aktuellen Situation um Corona und Covid-19 ergibt es Sinn noch mal darüber nachzudenken.

Home-Office wird unterschätzt – Vorschläge für Regelungen

Aus meiner Sicht müssen sich Teams über folgende Dinge austauschen und auf eine gemeinsame Linie einigen:

  1. Home-Office verlangt eine andere Kultur der Zusammenarbeit. Dies wird Zeit brauchen und lässt sich auch nicht innerhalb von zwei Wochen erledigen. Das ist etwas, das wachsen muss und sich auch etablieren muss. Alle Seiten müssen daran konstruktiv arbeiten.
  2. Home-Office braucht gegenseitiges Vertrauen. Man muss sich aufeinander verlassen und untereinander vertrauen können. Das erfordert, dass man seinem Gegenüber vertraut und sich auch gegenseitig das Vertrauen ausspricht. Das vermindert vor allem Unsicherheiten und stärkt das Team-Gefühl.
  3. Home-Office bedeutet auch einen verstärkten Bedarf an Kommunikation. Gar keine oder zu wenige Kommunikation führt zwangsläufig zu Missverständnissen. Im Büro sieht man, ob jemand gerade beschäftigt ist oder nicht. Im Home-Office kann man das nicht überwachen. Außerdem kann es sein, dass man aneinander vorbei an gleiche Stellen kommuniziert. Deshalb lieber Wege der Kommunikation untereinander absprechen (Beispiele: Soll ich anrufen? Schreibst du die Mail? Fragst du bei David nach, ob die Stelle online soll?). Auch der Einsatz von zusätzlichen Hilfsmitteln zur Kommunikation, wie einer WhatsApp-Gruppe, kann sich anbieten.
  4. Gerade im Home-Office muss für den Umgang miteinander eine Toleranz entwickelt werden. Beispielsweise können Dinge für einen selbst wichtiger sein, als für andere. Gerade solche Kleinigkeiten sollten immer wieder bewusst tolerant angegangen werden, weil sie sonst zu erheblich größeren Problemen und Frustrationen führen können. Das erfordert, dass man immer vom Besten bei seinem Gegenüber ausgeht und vor allem sorgsam und wertschätzend miteinander umgeht.
  5. Erreichbarkeit per Telefon: Im Home-Office ist es völlig normal, dass man eine Person mal nicht erreicht. Während der (Kern-)Arbeitszeit sollte man jedoch versuchen gut erreichbar zu sein. Natürlich kann es zu den unpassendsten Momenten zu Anrufen kommen. Entsprechend sollte man sich nicht zu sehr auf das (Firmen-)Handy versteifen und nicht in Panik geraten, wenn mal ein Anruf verpasst wird. Es sollte aber selbstverständlich sein, dass man immer versucht zeitnah zurückzurufen und keine Anrufe untergehen.
  6. Reaktionszeiten für E-Mails: E-Mails von Teamleitungen sollten grundsätzlich immer Priorität haben. Wenn gerade an Projekten gearbeitet wird, kann es jedoch sein, dass auf E-Mails verspätet reagiert wird. Der persönliche Maßstab hier ist unterschiedlich. Es gibt kein Patentrezept für Reaktionszeiten. Deshalb schätzt man am besten für sich selbst einmal ein, wie lange man braucht, um auf eine E-Mail zu reagieren. Man sollte davon ausgehen, dass die Gegenüber wahrscheinlich dreimal so lange brauchen werden, um zu reagieren. Im Zweifel sollte daher nach einer wichtigen Mail lieber noch zusätzlich angerufen werden, wenn nicht zeitnah eine Antwort zurückkommt. Es kann passieren, dass eine Mail auch mal zwei oder drei Tage liegen bleibt, weil das auch der Maßstab ist, den die Person für sich gesetzt hat.
  7. Tägliche Besprechungen: Im Home-Office ist man zwar freier in der Gestaltung und Abarbeitung des Arbeitstages, aber das Priorisieren von Projekten kann schwieriger ausfallen als sonst. Entsprechend ergibt es Sinn, statt einzelner Besprechungen einmal die Woche, jeden morgen um 10 Uhr eine Videokonferenz mit den geplanten Aktivitäten für den Tag abzuhalten. Hier können auch Fragen beantwortet und gemeinsame Absprachen besser getroffen werden. Dadurch bleibt man auch auf dem aktuellen Stand und kann kurzfristige Änderungen in Projekten oder bei der Priorität besprechen.
  8. Du bist nicht allein: Außerdem haben solche täglichen Besprechungen auch den Vorteil, dass man sich nicht zu einsam fühlt. Auch dieses Gefühl schleicht sich immer wieder ein, wenn man Home-Office macht. Man weiß halt nicht, woran die anderen gerade arbeiten und was sie machen. Das zwischenmenschliche, nicht berufliche, Gespräch entfällt, weil man beispielsweise auf dem Trello-Board oder über Slack nicht unbedingt privates austauschen und einen Plausch führen möchte. Das darf aber nicht aus der Ruhe bringen. Es geht allen so – selbst denjenigen, die auch vorher schon Home-Office gearbeitet haben.

Ich hoffe, diese Ideen und Anregungen helfen bei der eigenen Gestaltung des Rahmens von Home-Office im Team weiter. Es ist, wie gesagt, nur eine Anregung, die aber auf Erfahrung basiert. In diesem Sinne viel Erfolg.

Natürlich freue ich mich auch über Kommentare und weitere Anregungen unter diesem Beitrag.

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Akif Sahin

Akif Sahin | Blogger, Muslim, Speaker und SEM-Experte aus Hamburg | Schreibt zu analogen und digitalen Themen wie Social Media, (Online-)Marketing, Feuilleton und WordPress.

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